Voor leerlingen

Verzuim en vroegtijdig schoolverlaten

Je bent hier:
verzuimprotocol

Bij verzuim neemt de school z.s.m. contact op met de leerling en/of ouders/voogd. Een goede zorgstructuur is voorwaarde om het signaalverzuim (problemen met leren, motivatieproblemen, gepest worden, persoonsproblemen e.d.) op een adequate manier te voorkomen en/of te verhelpen. Uit onderzoek blijkt dat leerlingen die regelmatig van school verzuimen, een grotere kans lopen de school voortijdig te verlaten. Jongeren met weinig scholing nemen een kwetsbare positie in op de arbeidsmarkt en lopen een groter risico afhankelijk te worden van sociale voorzieningen of in de criminaliteit terecht te komen. Om te voorkomen dat leerlingen definitief afhaken, is een gezamenlijke aanpak nodig die het voortijdig schoolverlaten tegengaat.

Het is daarom van groot belang snel te reageren op verzuimgedrag van leerlingen. Dat kan door onderzoek te doen naar de achterliggende problematiek, door het bieden van oplossingen en/of het treffen van maatregelen. Een sluitende registratie en een gedegen verzuimbeleid zijn daarvoor noodzakelijk.

Leerplicht

Rechten, plichten, taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen zijn vastgelegd in de Leerplichtwet, de Wet Educatie Beroepsopleiding (WEB) en het verzuimprotocol van Havo de Hof. Voor alle leerlingen jonger dan 23 jaar geldt dat zij een startkwalificatie moeten behalen. Een startkwalificatie is een mbo-diploma op niveau 2-4, een havo/vwo-diploma. Niet gekwalificeerde leerlingen die jonger zijn dan 18 jaar zijn leerplichtig, en kunnen bij overtreding van de leerplichtwet gesanctioneerd worden door Bureau Leerplicht Plus (BLP). Alle jongeren tot 23 jaar die het onderwijs verlaten zonder startkwalificatie moeten door de woongemeente geregistreerd worden als voortijdig schoolverlater. Vervolgens wordt samen met de ketenpartners (o.a. BLP en het Jongerenloket) ondersteuning geboden bij terugkeer naar onderwijs en/of werk.

Informatie over verzuim van leerlingen

  • In Magister kan inzicht gekregen worden in de verwerkte absentie en de absentiemeldingen.
  • De Verzuimcoördinator kan, per klas of leerling, via Magister lijsten uitdraaien met de verwerkte absentiemeldingen.
  • De leerjaarcoördinator informeert de mentor wekelijks over het verzuim in de klas waarvoor de mentor verantwoordelijk is.

Wie moeten er volgens de wet gemeld worden en wanneer?


In onderstaande gevallen moet er direct gemeld worden bij Bureau Leerplicht Plus conform de in de WEB (artikel 8.1.7) genoemde voorwaarden. De verzuimmeldingen worden gedaan via het digitale verzuimloket van DUO. De verzuimcoördinator controleert het verzuim en doet, indien nodig, een verzuimmelding(en).

Leerlingen tot 18 jaar (melden bij Bureau Leerplicht Plus):

  • Als een leerling gedurende vier achtereenvolgende lesweken 16 uur of meer van de lestijd verzuimt zonder geldige reden;
  • Bij regelmatig te laat komen of regelmatig een lesuur missen (signaal verzuim);
  • Bij verzuim rond vakanties (luxe verzuim);
  • Wanneer de school zich ernstige zorgen maakt (zorgelijk verzuim) kan en mag de school de leerling eerder
    melden.

Leerlingen van 18 – 23 jaar (melden bij het RMC):

  • Als een leerling die nog geen startkwalificatie heeft vier achtereenvolgende lesweken (20 lesdagen) verzuimt zonder geldige reden.
    De school dient de leerling te melden bij de Informatie Beheer Groep als hij/zij 5 weken achtereenvolgende lesweken verzuimt zonder geldige reden.

Inspanningsverplichting

Naast het signaleren en het doen van meldingen heeft de school ook een inspanningsverplichting.
Deze inspanningsverplichting is ter voorkoming van verzuim- en uitval onder leerlingen.
Onder inspanningsverplichtingen vallen het voeren van verzuimgesprekken met leerlingen, gesprekken met ouders, het versturen van brieven, etc. De stappen die zijn ondernomen, dienen te worden bijgehouden in Magister (Op leerling niveau onder het menu ‘contact’). De verzuimcoördinator controleert steekproefsgewijs handtekeningen op verzuimbrieven.

Wat is ongeoorloofd en geoorloofd verzuim?

Geoorloofd verzuim: wanneer de school een officieel bericht, telefonisch/schriftelijk, heeft ontvangen van de leerling en/of ouders/voogd en er sprake is van een geldige reden (vrijstelling, ziekte, begrafenis, tandarts, zwangerschap etc.) aantoonbaar door middel van een bewijsstuk. Bij overlijden van een direct familielid (ooms/ tantes, opa/oma of broers/zussen) in het buitenland, heeft een leerling recht op 5 verlofdagen.

Voor alle leerlingen, wanneer de leerling jonger is dan 18 jaar, geldt dat zij ’s ochtends voor 09.00 uur (of voor 12.00 uur wanneer de leerling pas ’s middags begint) contact op moeten nemen met de school om de reden van hun afwezigheid te melden. Een melding mag alleen door ouders/verzorgers worden gedaan.

Ongeoorloofd verzuim: wanneer de school niet tijdig in kennis is gesteld, en er geen bewijs (bv. Rouwkaart, afsprakenkaart ziekenhuis) overlegd kan worden voor de reden van het verzuim en/of de leerling zonder geldige reden (luxeverzuim, signaalverzuim, dreigend verzuim) afwezig is.

Neemt een leerling en/of ouder/voogd na de afgesproken tijd contact op met de school, dan wordt het verzuim vanaf het moment waarop het contact met de school heeft plaatsgevonden, als geoorloofd verzuim verwerkt. Komt het contact tot stand op initiatief van de school, dan blijft de leerling voor het verzuim op de betreffende dag op ongeoorloofd verzuim staan. Ziekmeldingen, die achteraf binnenkomen, worden van de tweede ziektedag gecorrigeerd. De eerste ziektedag blijft de leerling op ongeoorloofd verzuim staan.

Bij afwezigheid met geldige reden zoals dokter-, tandarts- en ziekenhuisbezoek, bezoek aan een officiële instantie of bij ziekte, dient de leerling een verzuimbrief in te leveren.
Een verzuimbrief welke na meer dan 1 schoolweek is ingeleverd nadat je bij de dokter, tandarts of bijvoorbeeld het ziekenhuis bent geweest, accepteren wij niet. In combinatie met officieel bewijs kunnen wij een uitzondering maken.

Procedure Ongeoorloofd verzuim en ‘te laat regeling’

Algemeen

1.Leerlingen die te laat komen, halen eerst een te-laat briefje bij de conciërge.

2.Leerlingen die afwezig zijn zonder geldige reden dienen door de docent in Magister met de code ‘A’ te worden geregistreerd. (absent melden)

3.De mentor belt naar huis aan de hand van de informatie in Magister.  Naast het naar huis bellen en het doen van verzuimmeldingen, spreekt hij ook leerlingen persoonlijk aan op hun verzuimgedrag. Dit gebeurd bijvoorbeeld wanneer hij leerlingen op de gang of elders in de school tegenkomt. Daarnaast kan de verzuimcoördinator in bijzondere situaties leerlingen uit de les halen.

Te laat regeling

1. Wanneer leerlingen na de bel het klaslokaal binnenkomen zijn zij te laat;

2. Als een leerling te laat is, moet hij/zij zich de volgende schooldag om 8.00 uur op school melden bij de conciërge. Meldt hij/zij zich niet de volgende ochtend dan blijft haalt de leerling na schooltijd een lesuur in.

3. Wanneer een leerling in één periode meer dan 3 keer te laat in een les verschijnt, wordt er een brief naar huis gestuurd. Alle verzonden brieven worden door de verzuimcoördinator opgeslagen de in de map: ‘Verzuimcoördinator’ – ‘3x te laat’.

4. Wanneer een leerling regelmatig afwezig is en/of te laat komt/uit de les gestuurd vindt er (op school) een gesprek plaats met de mentor. Daarnaast onderhoudt de verzuimcoördinator ook intensief contact met leerlingen en ouders.

5. Wanneer een leerling 9 keer of vaker te laat komt binnen een periode van 2 weken mag er een verzuimmelding worden gedaan. Ouders worden schriftelijk door leerplicht op het stadsdeelkantoor uitgenodigd voor een gesprek met de leerplichtambtenaar.

6. Leerlingen mogen in het geval van overmacht meerdere keren per maand geoorloofd te laat komen, denk bijvoorbeeld aan vertragingen in het openbaar vervoer. De verzuim coördinator zal, wanneer dit regelmatig gebeurt, aangeven dat de leerling nog eerder van huis moet vertrekken.

Absentie

1.Als een leerling ziek is, bellen ouders vóór uiterlijk 08.15 uur naar school om dit door te geven. De conciërge maakt hier een aantekening van en registreert de ziekmelding in Magister;

2.De verzuimcoördinator controleert dagelijks het absentieoverzicht voor de gehele school.

3.Bij afwezigheid op het eerste lesuur van de leerling zonder bericht van thuis wordt er door de conciërge contact met ouders opgenomen;

4.Als een leerling uren verzuimt door een bezoek aan de tandarts, dokter, ziekenhuis of anders, dan kan hij/zij een verzuimbrief bij de conciërge vragen of downloaden van de website.
Dit dient van te voren te worden gedaan. Wanneer dit niet mogelijk is i.v.m. een spoedgeval dient dit de eerst volgende schooldag gedaan te worden.
Inleveren van een verzuimbrief dient in dezelfde week van het verzuim gedaan te worden, bij de conciërge. Ouders dienen direct contact op te nemen met school wanneer een leerling door een spoedgeval naar de tandarts/dokter etc. moet. Gebeurd dit niet dan wordt de leerling ongeoorloofd absent gemeld en moet hij/zij deze lesuren inhalen.
Leerlingen die ongeoorloofd uren hebben verzuimd, halen deze tijdens het eerst volgende inhaal moment in. Op de daarvoor aangewezen dagen kunnen leerlingen inhalen volgens afspraak met de afdelingscoördinator.

5.Mentoren krijgen wekelijks een verzuimlijst en controleren de absenten en spreken leerlingen aan op hun verzuimgedrag.

6.Wanneer een leerling regelmatig afwezig is en/of te laat komt/uit de les gestuurd of opvallend hoog ziekteverzuim heeft, wordt er een signaal verzuimmelding gedaan door de verzuimcoördinator.
Zij stelt wekelijks samen met de leerplichtambtenaar vast welke leerlingen voor een verzuimmelding in aanmerking komen. Elke maandagochtend ontvangt de leerplichtambtenaar een absentie overzicht van leerlingen die opvallen door hun hoge verzuim.

8.Wanneer een leerling 3 achtereenvolgende dagen of meer dan 16 uur binnen 4 weken tijd ongeoorloofd afwezig is, wordt er ook een verzuimmelding gedaan door de verzuimcoördinator. Dit gebeurt via het digitaal verzuimloket van DUO (Dienst uitvoer Onderwijs). Ouders en leerling worden vervolgens door leerplicht op het stadsdeelkantoor uitgenodigd voor een gesprek met de leerplichtambtenaar.

  9. Bij herhaling wordt opnieuw een verzuimmelding(en) gedaan.

10.Alle verzuimmeldingen worden opgeslagen in de digitale map ‘verzuimcoördinator’, in de map ‘verzuimmeldingen’. Daarnaast wordt elke melding aan de desbetreffende leerling gekoppeld in het menu ‘contact’ in Magister.

Inhalen

  • Eén lesuur ongeoorloofd verzuim dient met één lesuur inhalen gecompenseerd te worden.
  • Als een leerling 3x te laat is, moet hij/zij zich de volgende schooldag om 8.00 uur op school melden in het daarvoor aangewezen inhaal lokaal. Meldt hij/zij zich niet, haalt de leerling diezelfde dag een uur in na schooltijd.

 

Reden afwezigheid

Registreren als

Actie school

Spijbelen:

  • Betreft hele uren of dagen
  • Reden onbekend of niet legitiem
  • Reden achteraf gemeld

Ongeoorloofd verzuim

  • Contact met ouders
  • Bij verzuim van 16 uur in een periode van 4 weken is de school verplicht het verzuim binnen 5 werkdagen te melden bij leerplicht
  • Scholen kunnen het verzuim gerelateerd aan (vermoedelijke) achterliggende problematiek ook melden bij leerplicht wanneer de 16 uur niet bereikt is.

Ziekte gemeld conform geldende afspraken:

  • Voor het afgesproken tijdstip
  • Door ouder of verzorgen

Ziekte

 

Ziekte niet gemeld conform geldende afspraken:

  • Niet voor het afgesproken tijdstip
  • Niet door een ouder of verzorgen

Ongeoorloofd verzuim

Contact met ouders

Twijfelachtig ziekte verzuim:

School heeft twijfels over het ziekteverzuim

Ziekte

  • Contact met ouders
  • School meldt ziekteverzuim in het ZAT. In het ZAT wordt besloten welke instantie het ziekteverzuim oppakt en of een melding bij leerplicht nodig is.

Langdurig ziekte verzuim:

Ziekteverzuim van meer dan 2 weken

Ziekte

  • Contact met ouders door mentor
  • School meldt ziekteverzuim in het ZAT. In het ZAT wordt besloten welke instantie het ziekteverzuim oppakt en of een melding bij leerplicht nodig is.
  • Mentor stelt een huiswerk- en/of inhaalplan indien nodig over alternatieve onderwijsmogelijkheden.

Zorgwekkend ziekte verzuim:

Meerdere keren in een jaar meer dan 16 uur ziek (er moet dus sprake zijn van herhaling)

Ziekte

  • Contact met ouders
  • School meldt ziekteverzuim in het ZAT. In het ZAT wordt besloten welke instantie het ziekteverzuim oppakt en of een melding bij de leerplicht nodig is.

Te laat komen

  • Bij aanvang van de les
    ( ongeacht of het de eerste les of een les later op de dag is)
  • Reden onbekend of niet legitiem

Ongeoorloofd verzuim

  • Contact met ouders door mentor
  • Melden bij leerplicht bij 12 keer te laat komen.

Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke, gemeld conform geldende afspraken

Geoorloofd verzuim

 

Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke, niet gemeld conform geldende afspraken

Ongeoorloofd verzuim

Contact met ouders

Vrijstelling vanwege gewichtige omstandigheden (minder dan 10 schooldagen) met toestemming van de directeur

Geoorloofd verzuim

Schriftelijk aanvraag van ouders en schriftelijk besluit van school bewaren.

Vrijstelling vanwege gewichtige omstandigheden (meer dan 10 schooldagen) met toestemming van de leerplichtambtenaar

Geoorloofd verzuim

Schriftelijk besluit van leerplicht bewaren.

Luxe verzuim: vrije dag(en) zonder toestemming directeur of leerplichtambtenaar (rondom vakantie)

Ongeoorloofd verzuim

  • Contact met ouders
  • Binnen 5 werkdagen melden bij leerplicht als het gaat om 16 uur in een periode van 4 weken.

Schorsen, max 5 schooldagen.

Schorsing

Al het schorsen meteen melden aan ouders.

Schorsingen langer dan 1 dag binnen 2 weken melden bij:

  • Leerplicht
  • Inspectie

Een leerplichtige staat niet (meer) ingeschreven bij een school of onderwijsinstelling

Absoluut verzuim

In- en uitschrijvingen binnen 7 dagen melden bij leerplicht

Verschillende soorten verzuim

Afhandeling te laat komen: 

Leerling komt te laat, haalt te-laat briefje bij concierge. De leerling wordt verteld dat hij zich de volgende dag om 8.00 moet melden.

  • Leerling meldt zich volgende dag om 8.00 bij conciërge, gaat dan in aangewezen lokaal zitten (huiswerk maken)
  • Wanneer leerling zich niet meld, wordt er een lesuur ingehaald op de afgesproken dag(en)

Actie:

  • Conciërge meldt leerling te laat in Magister en meld de leerling dat hij zich de volgende dag om 8 uur moet melden. (na de 3e keer te laat)
  • Verzuimcoördinator kijkt aan eind van de dag naar absenties/te laat meldingen.
  • Verzuimcoördinator mailt lijst met te laat komers en mailt die naar concierge.
  • Conciërge noteert wie wel en niet gekomen zijn en past dat aan in magister en geeft dit door aan de verzuimcoördinator.
  • Verzuimcoördinator zoekt de leerlingen die niet geweest zijn op en maakt afspraken om de uren in te halen.

Ongeoorloofd absent:

  • Docenten noteren de absenten aan het begin van de les absent

 

Aan het eind van de dag controleert verzuimcoördinator de absenten en neemt contact op met ouders/verzorgers. De verzuimcoördinator maakt afspraken met de desbetreffende leerlingen om de uren in te halen.

Verzuim en vroegtijdig schoolverlaten